如果你是EXCEL新手,建議你花一、二十分鍾把下文好好看幾遍,如果你是老手你更應該花時間讀一讀,去了解怎麼樣才能成為EXCEL專家。在薪水不漲的年代裡,投資理財已是必備技能,你放心將自己的錢交給別人來管理嗎?想要自己來,EXCEL是絕對要學習的工具軟體,花時間在學習EXCEL上絕對值得,Microsoft 在1990年發行 Offcie 3.0 以來就有EXCEL,在2007年Office 2003以後變動就不大,熟悉基本函數與VBA可輕易解決工作或投資理財上的難題。

引用 ExcelHome 網站的精華帖
http://club.excelhome.net/thread-272002-1-1.html

《底下內容也是之前推薦書【聰明工作必知 EXCEL 函數與公式實戰精粹】一書中P.2 到P.7導論,最佳EXCEL學習方法》

作為在線社區的版主或者培訓活動的講師,我們經常會面對這樣的問題: 「我對Excel很感興趣,可是不知道要從何學起?」 「有沒有什麼方法能讓我快速成為Excel高手?」 「你們這些高手是怎麼練成的?」 ……這樣的問題看似簡單,回答起來卻遠比解決一兩個實際的技術問題複雜得多。

到底有沒有傳說中的「成為Excel高手的捷徑」呢?回答是:有的。

這裡所說的捷徑,是指如果能以積極的心態,正確的方法和持之以恆的努力相結合,並且主動挖掘學習資源,那麼就能在學習過程中盡量不走彎路,從而用較短的時間去獲得較大的進步。千萬不要把這個捷徑想像中武打小說裡面的情節─某某凡人無意中得到一本功夫秘笈,轉眼間就天下第一了。如果把功夫秘笈看成學習資源的話,雖然優秀的學習資源肯定存在,但絕對沒有什麼神器能讓新手在三兩天裡一躍而成為頂尖高手。

下面,從心態、方法兩個方面來詳細討論如何成為一位Excel高手,有關學習資源的介紹,請參閱《Excel實戰技巧精粹》(tivo168:這本書也有繁體版,叫做「明工作必知 EXCEL 函數與公式實戰精粹) 附錄。

 

1-1 積極的心態

能夠願意通過讀書來學習Excel的人,至少在目前階段擁有學習的意願,這一點是值得肯定的。我們見到過許多的Excel用戶,雖然水平很低,但從來不會主動去進一步瞭解和學習Excel的使用方法,更不要說自己去找些書來讀了。面對日益繁雜的工作任務,他們寧願加班加點,也不肯動點腦筋來提高自己的水平,偶爾閒下來就上網聊天,逛街看電視,把曾經的辛苦都拋到九霄雲外去了。

人們常說,興趣是最好的老師,壓力是前進的動力。要想獲得一個積極的心態,最好能對學習對像保持濃厚的興趣,如果暫時實在是提不起興趣,那麼請重視來自工作或生活中的壓力,把它們轉化為學習的動力。

下面羅列了一些Excel的優點,希望對提高學習積極性有所幫助。

A、Excel是個人電腦普及以來用途最廣泛的辦公軟件之一,也是Microsoft Windows平台下最成功的應用軟件之一。說它是普通的軟件可能已經不足以形容它的威力,事實上,在很多公司,Excel已經完全成為了一種生產工具,在各個部門的核心工作中發揮著重要的作用。無論用戶身處哪個行業、所在公司有沒有實施信息系統,只要需要和數據打交道,Excel幾乎是不二的選擇

Excel之所以有這樣的普及性,是因為它被設計成為一個數據計算與分析的平台,集成了最優秀的數據計算與分析功能,用戶完全可以按照自己的思路來創建電子錶格,並在Excel的幫助下出色的完成工作任務。
如果能熟練使用Excel,就能做到「一招鮮,吃遍天」,無論在哪個行業哪家公司,高超的Excel水平都能在職場上助您成功。

B、在電子錶格軟件領域,Excel軟件唯一的競爭對手就是自己。基於這樣的絕對優勢地位,Excel已經成為事實上的行業標準。因此,您大可不必花時間去關注別的電子錶格軟件。即使需要,以Excel的功底去學習其他同類軟件,學習成本會非常低。如此,學習Excel的綜合優勢就很明顯了。

C、Excel一向具有良好的向下兼容特性,特別是自從進入97版本的成熟期以來,歷經9年時間中3個版本的升級,每一次升級都能帶來新的功能,但卻幾乎可以不費力的掌握這些新功能並同時沿用原有的功能。而且,這4個版本的功能有99%的部分都是通用的,文件格式也可以完全通用。

所以,無論你現在正在使用哪個版本的Excel,都不必擔心現有的知識會很快被淘汰掉。從這個角度上講,把時間投資在學習Excel上,是相當保值的。

D、在軟件行業曾有這樣一個二八定律,即80%的人只會使用一個軟件的20%的功能。在我們看來,Excel遠不止於此比例,它最多有5%的功能被人們所常用為什麼另外95%的功能都沒有被使用上呢?有三個原因:

一是不知道有那95%的功能;
二是知道還有別的功能,不知道怎麼去用;
三是暫時用不上。

很難說清楚這三種情況的比例,但如果屬於前兩種情況,那麼請好好的繼續學習。先進的工作方法一定能帶給你豐厚的回報─無數的人在學到某些對他們有幫助的Excel技巧後會感歎,「這一下,原來要花上幾天的工作,現在只要幾分鐘了……」

如果您屬於第三種情況,嗯─—您真的認為自己屬於第三種情況嗎?

 

1-2 正確的學習方法

學習任何知識都是講究方法的,學習Excel也不例外。正確的學習方法能使人不斷進步,而且是以最快的速度進步。錯誤的方法則會使人止步不前,甚至失去學習的興趣。沒有人天生就是Excel專家,下面總結了一些典型的學習方法:

 

A、循序漸進   

我們把Excel用戶大致分為新手、初級用戶、中級用戶、高級用戶和專家五個層次。

對於Excel的新手,我們建議先從掃盲做起。首先需要買一本Excel的入門教程,或者參加一下正規的電腦學校的初級班。在這個過程裡面,學習者需要大致瞭解到Excel的基本操作方法和常用功能,諸如輸入數據,查找替換,設置單元格格式,排序、匯總、篩選和保存工作簿。如果學習者有其他的應用軟件使用經驗,特別是其他Office組件的使用經驗,這個過程會很快。

但是要注意,現在的任務只是掃盲,不要期望過高。千萬不要以為知道了Excel的全部功能菜單就是精通Excel了。別說在每項菜單命令後都隱藏著無數的玄機,光是Excel的精髓─—函數,學習者還沒有深入接觸到。當然,經過這個階段的學習,學習者應該可以開始在工作中運用Excel了,比如建立一個簡單的表格,甚至畫一張簡單的圖表。這就是人們常說的初級用戶水平。

接下來,要向中級用戶進軍。成為中級用戶有三個標誌:一是理解並熟練使用各個Excel菜單命令,二是熟練使用數據透視表(tivo168:就是樞紐分析),三是至少掌握20個常用函數以及函數的嵌套運用,必須掌握的函數有SUM函數、IF函數、VLOOKUP函數、INDEX函數、MATCH函數、OFFSET函數、TEXT函數等等。當然,還有些中級用戶會使用簡單的宏(tivo168:就是巨集/Excel VBA),─—這個看起來很了不起的功能,即使如此,我們還是認為他應該只是一名中級用戶。

我們接觸過很多按上述的標準評定的「中級用戶」,他們在自己的部門甚至公司裡已經是Excel水平最高的人。高手是寂寞的,所以他們都認為Excel也不過如此了。一個Excel的中級用戶,應該已經有能力解決絕大多數工作中遇到的問題,但是,這並不意味著Excel無法提供出更優的解決方案。

成為一個高級用戶,需要完成兩項知識的升級,一是熟練運用數組公式,也就是那種用花括號包圍起來的(tivo168:就是陣列Array, ex,={1, 2, 3, 4}),必須用 組合鍵(tivo168:CTRL+SHIFT+ENTER)才能完成錄入的公式;二是能夠利用VBA編寫不是特別複雜的自定義函數或過程。一旦進入了這兩個領域,學習者會發現另一片天空,以前許多看似無法解決的問題,現在都是多麼的容易。

那麼,哪種人可以被稱作是Excel專家呢?很難用指標來評價。如果把Excel的功能細分來看,精通全部的人想必寥寥無幾。Excel是應用性太強的軟件,這意味著一個沒有任何工作經驗的普通學生是很難成為Excel專家的。從某種意義上來說,Excel專家也必定是某個或多個行業的專家,他們都擁有豐富的行業知識和經驗。高超的Excel技術配合行業經驗來共同應用,才有可能把Excel發揮到極致。同樣的Excel功能,不同的人去運用,效果將是完全不同的。

能夠在某個領域不斷開發出新的Excel的用法,這種人,可以被稱作是專家。在Excel Home網站上,那些受人尊敬的、可以被稱為Excel專家的版主與高級會員,無一不是各自行業中的出類拔萃者。所以,如果希望成為Excel專家,就不能只單單學習Excel了。

 

B、善用資源,學以致用   

除了少部分Excel發燒友(別懷疑,這種人的確存在)以外,大部分人學習Excel的目的是為了解決自己工作中的問題和提升工作效率的。問題,常常是促使人學習的一大動機。如果您還達不到初級用戶的水平,建議按前文中所講先掃盲;如果您已經具有初級用戶的水平,帶著問題學習,不但進步快,而且很容易對Excel產生更多的興趣,從而獲得持續的成長。

遇到問題的時候,如果知道應該使用什麼功能,但是對這個功能不太會用,此時最好的辦法是用F1調出Excel的聯機幫助,集中精力學習這個需要掌握的功能。這一招在學習Excel函數的時候特別適用,因為Excel有幾百個函數,想用人腦記住全部函數的參數與用法幾乎是不可能的事情。關於如何使用Excel的幫助系統,請參閱:技巧2 。

如果對所遇問題不知從何下手,甚至不能確定Excel能否提供解決方法,可以求助於他人。此時,如果身邊有一位Excel高手,或者能馬上聯繫到一位高手,那將是件非常幸運的事情。如果沒有這樣的受助機會,也不用擔心,還可以上網搜索解決方法,或者到某些Excel網站上去尋求幫助。關於如何利用互聯網來學習Excel,請參閱:技巧3 。

當利用各種資源解決了自己的問題時,一定很有成就感,此時千萬不要停止探索的腳步,爭取把解決方法理解得更透徹,能做到舉一反三。

Excel實在是博大精深,在學習的過程中如果遇到某些知識點暫時用不著,不必深究,但一定要瞭解,而不是簡單的忽略。說不定哪天就需要用到的某個功能,Excel裡面明明有,可是您卻不知道,以至於影響到尋找答案的速度。在學習Excel函數的過程中,這一點也是要特別注意的。比如,作為一名財會工作者,可能沒有必要花很多精力去學習Excel的工程函數,而只需要瞭解到,Excel提供了很多的工程函數,就在函數列表裡面。當有一天需要用到它們時,可以在函數列表裡面查找適合的函數,並配合查看幫助文件來快速掌握需要的函數。

 

C、多閱讀多實踐(練習)   

多閱讀Excel技巧或案例方面的文章與書籍,能夠拓寬你的視野,並從中學到許多對自己有幫助的知識。在互聯網上,介紹Excel應用的文章很多,而且可以免費閱讀,有些甚至是視頻文件或者動畫教程,這些都是非常好的學習資源。在圖書市場上也有許多Excel書,所以多花點時間在書店,也是個好主意。對於朋友推薦或者經過試讀以後認為確實對自己有幫助的書,可以買回家去仔細研讀。

我們經常遇到這樣的問題「學習Excel,什麼書比較好」─—如何挑選一本好書,真是個比較難回答的問題,因為不同的人,需求是不一樣的,適合一個人的書,不見得適合另一個人。另外,從專業的角度來看,Excel圖書的質量良莠不齊,有許多看似精彩,實際無用的書。所以,選書之前,除了聽別人的推薦,或到網上書店查看書評以外,最好還是能夠自己翻閱一下,先讀前言與目錄,然後再選擇書中你最感興趣的一章來讀。

學習Excel,閱讀與實踐必須並重。閱讀來的東西,只有親自在電腦上實踐幾次,才能把別人的知識真正轉化為自己的知識。通過實踐,還能夠舉一反三,即圍繞一個知識點,做各種假設來測試,以驗證自己的理解是否正確和完整。

我們所見過的很多高手,實踐的時間遠遠大於閱讀的時間,因為Excel的基本功能是有限的,不需要太多文字去介紹。而真正的成長來源於如何把這些有限的功能不斷排列組合以創新用法。偉人說「實踐出真知」,在Excel裡,不但實踐出真知,而且實踐出技巧,比如本書中的大部分技巧,都是大家「玩」出來的。

一件非常有意思的事情是,當微軟公司Excel產品組的人見到由用戶發現的某些絕妙的技巧時,也會感覺非常新奇。設計者自己也無法預料他的程序會被人衍生出多少奇思妙想的用法,由此可見Excel是多麼的值得去探索啊!

 

D、一定要精通VBA才是高手嗎?   

許多Excel學習者會認為,只有精通VBA,才能被叫做Excel高手,他們拚命的學習代碼技術,用VBA解決各種問題,張口是VBA,閉口是VBA。這實在是一個很深的誤解。

VBA(Visual Basic for Application)是微軟公司為了加強Office軟件的二次開發能力而附加於其中的編程語言。VBA的確非常強大,其與VB完全一致的語法結構,高效控制Office對像模型的能力,令無數人為之折腰。利用VBA,幾乎可以在Office裡面做任何其他程序能做的事情。

但是,應該清楚的認識到VBA是依托其宿主─—Excel(或其他Office組件)而存在的,對於Excel用戶來講,VBA只不過是錦上添花的東西,切不可本末倒置,撿了芝麻丟了西瓜,把明明能夠利用Excel內置功能完成的任務,硬是搬到VBA裡面去做,以為用代碼實現就是高人一頭的表現。其實,真正的高手,會盡量發揮Excel自身的威力,不到萬不得已的時候是不會去用VBA的

當然,如果立志成為專業的Office Developer,那麼瘋狂的使用VBA代替Excel現有功能去完成任務是學習編程之路上的一個有效過程,但也不能走火入魔。要知道,同樣的任務,VBA與Excel內置功能的執行效能,根本不是一個等量級的。

 
 
  

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